Politika varstva osebnih podatkov

1. UVOD

Podjetje Arhigon technologies d.o.o., s sedežem na Hrvaškem, Sveti Ivan Zelina, Ulica Mate Žigrovića 2, OIB: 67326599617 (v nadaljevanju Arhigon ali Podjetje ali Mi) spoštuje zasebnost svojih uporabnikov, poslovnih partnerjev, strank in sodelavcev ter svoje poslovanje temelji na medsebojnem zaupanju in transparentnosti.

Uredba o varstvu podatkov iz leta 2016 ( v nadaljnjem besedilu Uredba ) nadomešča Direktivo o varstvu podatkov 95/46/ES iz leta 1995 in zakone posameznih držav članic, ki so bili sprejeti v skladu z zgoraj omenjeno direktivo. Glavni namen Uredbe je zaščititi pravice in svoboščine posameznikov ter omejiti obdelavo osebnih podatkov posameznikov brez njihove vednosti. Opisuje načine, kako morajo organizacije, vključno z družbo, zbirati, obdelovati in shranjevati osebne podatke. Pravila, ki jih določa Uredba, se morajo uporabljati ne glede na to, ali se podatki zbirajo in shranjujejo v elektronski obliki, na papirju ali na drugih medijih. Da bi družba ravnala v skladu z zakonom, mora podatke zbirati in uporabljati pošteno, jih varno shranjevati in jih ne sme nezakonito razkrivati.

Uredba se uporablja za vse delno ali v celoti avtomatizirane postopke obdelave osebnih podatkov, pa tudi za obdelavo drugih osebnih podatkov ( npr. v papirni obliki ), ki so sestavni del organizacije.

Teritorialno se Uredba uporablja za vse upravljavce in obdelovalce, ki delujejo v Evropski uniji (EU) in obdelujejo osebne podatke za namene upravljavca in/ali obdelovalca. Poleg tega se Uredba uporablja tudi za vse upravljavce zunaj EU, katerih obdelava osebnih podatkov omogoča ponujanje blaga in storitev in/ali spremljanje vedenja posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, znotraj EU.

Ta politika ureja načela in pravila, ki jih družba in vsi sodelavci, pogodbeni partnerji ter druge fizične in pravne osebe, ki delujejo v imenu družbe, upoštevajo pri zbiranju, obdelavi in shranjevanju vseh skupin osebnih podatkov, da bi dosegli visoke standarde v skladu z veljavnimi zakonskimi določbami.

Obdelujemo tehnične podatke vsakega obiskovalca našega spletnega mesta ( www.arhigon.com ), kot so podatki o napravi, ki jo uporabljate za dostop do našega spletnega mesta (vrsta, operacijski sistem itd.), vaš IP-naslov in piškotki. Če se tudi ne registrirate ali prijavite v aplikacijo, vas ne moremo identificirati, tj. ostanete anonimni za nas. Pravilnik o piškotkih najdete tukaj .

1.1. Razlogi za obstoj te politike

• Spoštovanje standardov, opredeljenih v tej politiki, zagotavlja skladnost zbiranja, obdelave in shranjevanja osebnih podatkov z veljavno zakonodajo in Uredbo.
• Pravice zaposlenih, uporabnikov storitev in drugih partnerjev družbe so zaščitene.
• Metode shranjevanja, obdelave in ohranjanja individualnih podatkov so pregledno opredeljene
• Politika ščiti pred tveganjem nezakonite distribucije zaupnih podatkov

1.2. Ključni izrazi

Sedež – Glavni sedež upravljavca v EU je kraj, kjer upravljavec sprejema ključne odločitve o namenih in sredstvih obdelave osebnih podatkov. Glavni sedež obdelovalca v EU je njegov upravni sedež. Če je upravljavec registriran zunaj EU, bo moral imenovati predstavnika znotraj EU. Njegova pooblastila in odgovornosti mu morajo omogočati, da deluje v imenu upravljavca, vključno z vsemi vrstami komunikacije z nadzornimi organi.

Osebni podatki – vsi podatki, ki se nanašajo na identificirano ali določljivo fizično osebo (posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiva fizična oseba je tista, ki jo je mogoče neposredno ali posredno identificirati, zlasti s sklicevanjem na identifikator, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator ali na enega ali več dejavnikov, značilnih za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, ekonomsko, kulturno ali socialno identiteto te fizične osebe.

Posebna kategorija osebnih podatkov – osebni podatki, ki razkrivajo rasno ali etično poreklo, politična mnenja, verska ali filozofska prepričanja ali članstvo v sindikatu, genetski podatki, biometrični podatki, zbrani za namene enolične identifikacije posameznika, zdravstveni podatki ali podatki, povezani s spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo posameznika.

Upravljavec – fizična ali pravna oseba, javni organ, agencija ali drug organ, ki sam ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov. Kadar namene in sredstva obdelave določa pravo EU ali pravo države članice, so lahko merila za imenovanje upravljavca posebej opredeljena s pravom EU ali pravom države članice.

Obdelovalec – fizična ali pravna oseba, javni organ, agencija ali drug organ, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki – vsak živeči posameznik, čigar podatki, ki jih hrani organizacija, so predmet neke vrste obdelave.

Obdelava – Vsak postopek ali niz postopkov, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov, ne glede na to, ali se izvaja z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot so zbiranje, beleženje, organiziranje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, razkritje s prenosom ali drugačno omogočanje dostopa, izbris, uničenje itd.

Profiliranje – vsaka oblika avtomatizirane obdelave osebnih podatkov, ki vključuje uporabo osebnih podatkov za ocenjevanje določenih osebnih vidikov posameznika, zlasti za analizo ali napovedovanje vidikov v zvezi z delovno uspešnostjo, ekonomskim položajem, zdravjem, osebnimi preferencami, interesi, zanesljivostjo, vedenjem, lokacijo ali gibanjem posameznika.

Kršitev varnosti osebnih podatkov – kršitev varnosti, ki povzroči nenamerno ali nezakonito uničenje, izgubo, spremembo, nepooblaščeno razkritje ali dostop do osebnih podatkov, ki se prenašajo, shranjujejo ali kako drugače obdelujejo.

Otrok – Uredba opredeljuje otroka kot vsako osebo, mlajšo od 16 let. Glede na zakonodajo posameznih držav članic je lahko starostna meja, ki zagotavlja status otroka, najmanj 16 let. Obdelava osebnih podatkov otroka je dovoljena le, če je bilo pridobljeno soglasje starša ali skrbnika. Upravljavec si mora razumno prizadevati, da preveri, ali je soglasje dal nosilec starševske odgovornosti za otroka.

Tretja oseba – fizična ali pravna oseba, javni organ, agencija ali drug organ, ki ni posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, upravljavec, obdelovalec ali osebe, pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov pod neposrednim vodstvom upravljavca ali obdelovalca.

Sistem shranjevanja – Vsak strukturiran nabor osebnih podatkov, ki je dostopen po določenih merilih, ne glede na to, ali je centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski osnovi.

1.3. Tveganja

Ta politika pomaga zaščititi pred resničnimi varnostnimi tveganji, povezanimi z varstvom osebnih podatkov, vključno z:

1. Kršitev zaupnosti (podatki se obdelujejo neustrezno)
2. Nezmožnost izbire načina obdelave podatkov (vsi posamezniki bi morali imeti možnost izbire, kako bo podjetje uporabljalo podatke, ki se nanašajo nanje)
3. Škoda za ugled podjetja (izguba ugleda v primeru uspešnega hekerskega napada)

2. IZJAVA O POLITIKI

2.1. Področje uporabe politike

Pravila, opisana v tej politiki, veljajo za

1. Družba
2. Vsi zaposleni v podjetju
3. Vsi sodelavci, stranke, pogodbeni partnerji in druge fizične in pravne osebe, ki delajo v imenu družbe

Pravila veljajo za vse podatke, ki jih družba hrani o določljivih posameznikih. To lahko vključuje:

• Imena posameznikov
• Naslovi
• E-poštni naslovi
• Telefonske številke
• Videoposnetki
• Zvočni posnetki
• in vse druge podatke, ki se nanašajo na posameznika.

Podjetje obdeluje predvsem podatke, ki nam jih posredujete ob ustvarjanju računa, kot tudi vse poznejše spremembe teh podatkov. Upoštevajte, da so nekateri od teh podatkov javni (vidni) v naši aplikaciji. To vključuje podatke, kot so vaše ime in priimek, vaše ime in vaša profilna slika. Da bi vas vaši stiki in drugi ljudje lažje našli in prepoznali, kdo ste, lahko (vendar vam ni treba) dodate svojo profilno sliko.

Obdelujemo tudi podatke o vaših:

1. vaš uporabniški račun. To vključuje podatke, kot so vaša naročnina, vaši stiki v aplikaciji in podobne informacije,
2. uporaba Aplikacije, kot sta datum in ura uporabe Aplikacije ter dejanja, ki ste jih izvedli v Aplikaciji, pa tudi drugi tehnični podatki, kot so informacije o napravah, ki jih uporabljate za dostop do naše Aplikacije (vrsta, operacijski sistem itd.), vaš IP-naslov in piškotki;
3. dokumenti, preneseni ali ustvarjeni prek aplikacije, pa tudi vsi komentarji ali sporočila, ki ste jih objavili v aplikaciji

2.2. Izjava

Družba, vsi zaposleni v družbi ter fizične in pravne osebe, ki delajo za in v imenu družbe, so dolžni spoštovati vse ustrezne zakone EU in držav članic v zvezi z osebnimi podatki ter pravicami in svoboščinami posameznikov, ki izhajajo iz zgoraj omenjenih zakonov, katerih podatki se zbirajo in obdelujejo v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov. Skladnost z Uredbo je opisana v tej Politiki in morebitnih drugih virih, ki jih družba uporablja.

Uredba in ta politika se uporabljata za vse dejavnosti, ki vključujejo obdelavo osebnih podatkov, vključno s podatki o uporabnikih storitev družbe, strankah, zaposlenih, dobaviteljih in drugih partnerjih, kot tudi za vse druge osebne podatke, ki jih družba obdeluje iz katerega koli vira.

Pravila, opisana v tej Politiki, veljajo za vse zaposlene v Družbi in tretje osebe, fizične ali pravne osebe, ki delajo za Družbo ali v njenem imenu, kot so zunanji sodelavci, pogodbeni partnerji itd.

Družba bo v vlogi obdelovalca podatke na zahtevo upravljavca ali stranke obdelovala izključno v skladu s pravili, ki jih določa Uredba, pravo posamezne države članice in ta Politika.

3. ODGOVORNOSTI IN VLOGE V SKLADU Z UREDBO

3.1. Upravljavec in obdelovalec

Glavna dejavnost družbe je digitalizacija poslovanja na področju gradbeništva, arhitekture, strojništva, elektrotehnike, geodezije in drugih poklicev, ki se ukvarjajo s pripravo predračunov stroškov ali podobnimi dejavnostmi . Če se družba znajde v vlogi obdelovalca podatkov v odnosu do poslovnega partnerja, prevzame vse obveznosti in odgovornosti obdelovalca podatkov do poslovnega partnerja (upravljavca podatkov), opredeljene z Uredbo o varstvu osebnih podatkov, pravom države članice in obveznostmi, opredeljenimi s to Politiko, ter se zavezuje, da bo vsako obdelavo, povezano s poslovanjem poslovnega partnerja, izvajala izključno po njegovem naročilu, kot je opredeljeno v ustrezni pogodbi.

Poleg funkcije obdelovalca podatkov je družba tudi upravljavec osebnih podatkov, kot je opredeljeno v Uredbi. Vsi, ki jim je v družbi dodeljena vodstvena ali nadzorna funkcija, so odgovorni za razvoj in spodbujanje dobrih praks upravljanja informacij v družbi.

3.2. Pooblaščenec za varstvo podatkov

Za dodatno okrepitev varnosti osebnih podatkov, ki jih obdeluje, lahko družba imenuje pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov (v nadaljnjem besedilu pooblaščena oseba) v skladu z zahtevami, opredeljenimi v Uredbi.

V primeru imenovanja pooblaščene osebe bi moral biti ta odgovoren vodstvu družbe za zagotavljanje skladnosti z veljavnimi predpisi o varstvu osebnih podatkov.

Za vsakodnevno skladnost družbe s to politiko in zlasti z Uredbo v segmentu obdelave osebnih podatkov, ki se izvaja znotraj družbe, bo odgovorna pooblaščena oseba, ki jo lahko imenuje vodstvo družbe.

Uradnik bo imel posebne odgovornosti v zvezi z določenimi postopki in bo moral zagotoviti vse ustrezne informacije in odgovore na vprašanja zaposlenih v podjetju v zvezi s to politiko in uredbo.

Skladnost s predpisi o varstvu osebnih podatkov je odgovornost vseh zaposlenih v podjetju ter fizičnih in pravnih oseb, ki delajo za in v imenu podjetja in obdelujejo osebne podatke.

Zaposleni v podjetju so odgovorni za zagotavljanje točnih in ažurnih podatkov o sebi ter morajo sporočiti vse spremembe, da se zagotovi točnost in ažurnost podatkov o zaposlenih.

4. NAČELA VARSTVA PODATKOV PODJETJA

Vsaka obdelava osebnih podatkov mora biti izvedena v skladu z načeli varstva podatkov, kot je določeno vsaj v 5. členu Uredbe. Pravila in postopki, ki opredeljujejo obdelavo osebnih podatkov v Družbi, so bili vzpostavljeni za zagotavljanje skladnosti z načeli Uredbe in te Politike.

4.1. Družba kot obdelovalec osebnih podatkov

Družba v skladu s pogodbenimi obveznostmi, prevzetimi s poslovnim partnerjem, prevzema vlogo obdelovalca. Obdelovalec in vsaka oseba, ki deluje pod vodstvom obdelovalca in ima dostop do osebnih podatkov, teh podatkov ne bo obdelovala, razen če to zahteva poslovni partner, razen če to zahteva pravo Unije ali pravo države članice. S sklenitvijo ustrezne pogodbe bo družba prevzela obveznosti kot obdelovalec, in sicer:

4.1.1. S to politiko in drugimi sorodnimi politikami družba zagotavlja izvajanje ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov na tak način, da je obdelava zaupanih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe in da zagotavlja varstvo pravic anketirancev.

4.1.2. Družba ne bo najela drugega obdelovalca brez predhodne posebne ali splošne pisne odobritve stranke. V primeru splošne pisne odobritve bo organizacija poslovnega partnerja obvestila o vseh načrtovanih spremembah v zvezi z dodajanjem ali zamenjavo drugih obdelovalcev, da bi poslovni partner lahko ugovarjal takim spremembam.

4.1.3. Obdelavo, ki jo izvaja Družba, ureja pogodba ali drug pravni akt v skladu s pravom Unije ali pravom države članice.

4.1.4. Če Družba najame drugega obdelovalca za izvajanje posebnih dejavnosti obdelave v imenu poslovnega partnerja, veljajo za tega drugega obdelovalca s pogodbo ali drugim pravnim aktom v skladu s pravom Unije ali pravom države članice enake obveznosti glede varstva podatkov, kot so določene v pogodbi ali drugem pravnem aktu med Družbo in poslovnim partnerjem iz prejšnje točke.

4.1.5 Pogodba ali drug pravni akt iz točk 3 in 4 tega odstavka je lahko v pisni ali ustni obliki, vključno z elektronsko obliko.

4.1.6. Družba vodi evidence vseh kategorij dejavnosti obdelave, ki jih izvaja za upravljavca, vključno z:

1. ime in kontaktni podatki enega ali več obdelovalcev in vsakega upravljavca, v imenu katerega obdelovalec deluje, ter, če je primerno, predstavnika upravljavca ali obdelovalca in pooblaščene osebe, če je imenovana;
2. kategorije obdelave, ki se izvajajo v imenu vsakega upravljavca;
3. če je primerno, prenos osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo, vključno z identifikacijo te tretje države ali mednarodne organizacije in v primeru prenosa iz člena 49(1)(h) dokumentacijo o ustreznih zaščitnih ukrepih; če je mogoče, splošen opis tehničnih in organizacijskih varnostnih ukrepov iz člena 32(1) Uredbe.

4.1.7. Družba ne bo pregledovala in ugotavljala zakonitosti obdelave osebnih podatkov, ki jo je naročil poslovni partner ali drug upravljavec podatkov. Takšne obdelave ne bo omejila, vendar bo poslovnega partnerja ali drugega upravljavca podatkov, po katerega naročilu deluje, obvestila o vseh nepravilnostih, ki jih bo opazila. Kljub temu bo družba, če bo ocenila, da bi zahtevana obdelava lahko kakor koli negativno vplivala na njeno integriteto in javnost ter navsezadnje na finančno stabilnost družbe, ugovarjala zahtevani obdelavi. Poslovnega partnerja ali drugega upravljavca podatkov bo obvestila o morebitnih negativnih posledicah za organizacijo in za poslovnega partnerja ali drugega upravljavca podatkov.

4.2. Družba kot upravljavec obdelave osebnih podatkov

4.2.1 Osebni podatki se lahko zbirajo le, če je namen zbiranja specifičen, ekspliciten in legitimen. Podatkov, pridobljenih le za določen namen, ni dovoljeno uporabljati za noben drug namen. 4.2.2 Osebni podatki morajo biti:

1. obdelani zakonito, pošteno in pregledno v odnosu do posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki („zakonitost, poštenost in preglednost“);
2. zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni; nadaljnja obdelava za namene arhiviranja v javnem interesu, za namene znanstvenih ali zgodovinskih raziskav ali za statistične namene v skladu s členom 89(1) Uredbe se ne šteje za nezdružljivo s prvotnimi nameni („omejitev namena“);
3. ustrezni, ustrezni in omejeni na tisto, kar je potrebno glede na namene, za katere se obdelujejo („zmanjšanje podatkov“);
4. točni in po potrebi posodobljeni; sprejeti je treba vse razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki, pri čemer se upoštevajo nameni, za katere se obdelujejo, nemudoma izbrišejo ali popravijo („točnost“).

4.2.3. Obdelava v skladu z veljavno zakonodajo pomeni opredelitev pravne podlage pred obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je zakonita le, če in v obsegu, v katerem je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je dal privolitev za obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov;
2. obdelava je potrebna za izpolnitev pogodbe, katere stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvedbo ukrepov na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, pred sklenitvijo pogodbe;
3. obdelava je potrebna za izpolnjevanje zakonskih obveznosti upravljavca;
4. obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
5. obdelava je potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
6. obdelava je potrebna zaradi legitimnih interesov upravljavca ali tretje osebe, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

4.2.4 Poštena obdelava pomeni, da je upravljavec zagotovil, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, dostop do vseh potrebnih informacij. To velja zlasti za primere, ko se podatki zbirajo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

4.2.5. Pregledna obdelava pomeni zagotavljanje vseh ustreznih informacij posamezniku, kot je opisano v členih 12, 13 in 14 Uredbe. Informacije morajo biti posredovane v razumljivi obliki z jasnim in razumljivim besedilom.

4.2.6. Vsi podatki, ki jih družba obdeluje, se obravnavajo v skladu z veljavnimi pozitivnimi predpisi in internimi pravili družbe.

4.2.7. Minimalna količina informacij, ki jih je treba posredovati posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki je opredeljena v Prilogi 1 te politike varstva podatkov, je naslednja:

1. Identiteta in kontaktni podatki upravljavca osebnih podatkov
2. Kontaktni podatki uradnika ( če je imenovan )
3. Nameni obdelave, za katere se uporabljajo osebni podatki, in pravna podlaga za obdelavo
4. Obdobje, v katerem bodo osebni podatki shranjeni, ali če to ni mogoče, merila za določitev tega obdobja
5. Obstoj pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, da od upravljavca zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim, ali pravice do ugovora obdelavi takih podatkov in pravice do prenosljivosti podatkov
6. Obstoj pravice do preklica privolitve kadar koli, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave na podlagi privolitve, preden je bila ta preklicana
7. Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu
8. Informacije o tem, ali je posredovanje osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost oziroma nujni pogoj za sklenitev pogodbe, ter ali je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, dolžan posredovati osebne podatke in kakšne so možne posledice, če teh podatkov ne posreduje.
9. Informacije o obstoju avtomatizirane obdelave podatkov, ki vključuje profiliranje, in vsaj v teh primerih smiselne informacije o vključeni logiki, pa tudi o pomenu in predvidenih posledicah takšne obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

4.2.8 Osebni podatki morajo biti ustrezni za namen, relevantni in omejeni na tisto, kar je potrebno za obdelavo.

1. V skladu z opredeljenimi obveznostmi je odgovornost pooblaščene osebe zagotoviti, da družba ne zbira podatkov, ki niso nujno potrebni za izpolnitev namena, za katerega so bili zbrani.
2. Vsi obrazci za zbiranje osebnih podatkov ( elektronski ali papirni ) morajo vsebovati izjavo o pošteni obdelavi ali povezavo do odobrene izjave o zasebnosti.
3. Za zagotovitev ustreznosti, relevantnosti in preprečevanje prekomernega zbiranja podatkov pooblaščena oseba, če je imenovana, letno pregleda vse metode zbiranja osebnih podatkov.

4.2.9 Osebni podatki morajo biti točni in posodobljeni, netočne podatke pa je treba nemudoma izbrisati.

1. Podatke, ki jih shranjuje upravljavec, je treba redno posodabljati. Ne smejo se shranjevati, če niso točni in posodobljeni.
2. Če je imenovan, mora pooblaščenec zagotoviti usposabljanje zaposlenih v podjetju, da bodo ustrezno usposobljeni in bodo razumeli pomen zbiranja in vzdrževanja le točnih podatkov.
3. Odgovornost posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki je, da podjetju posreduje točne in ažurne podatke. Če se pri zbiranju osebnih podatkov uporablja formalni obrazec za beleženje podatkov, bo ta vseboval izjavo, da so podatki, navedeni v njem, točni na dan izpolnitve obrazca.
4. Zaposleni v podjetju morajo odgovorne osebe obvestiti o vseh spremembah okoliščin, da se omogoči posodobitev osebnih podatkov. Družba je odgovorna za beleženje vsakega obvestila o spremembi okoliščin, ki vpliva na točnost in ažurnost evidenc.
5. Če je imenovan, je pooblaščenec odgovoren za zagotovitev ustreznih postopkov in politik za zagotavljanje točnosti in ažurnosti osebnih podatkov, pri čemer upošteva količino zbranih podatkov, hitrost, s katero se količina podatkov lahko spreminja, in druge pomembne dejavnike.
6. Če je imenovana pooblaščena oseba, je odgovorna za odgovor na zahteve toženca v roku, ki ne presega 30 dni. Rok se lahko za kompleksne zahteve podaljša za nadaljnja dva meseca. Če se odgovorne osebe družbe odločijo, da ne bodo odgovorile na zahtevo toženca, mora pooblaščena oseba, če je imenovana, tožencu predložiti pojasnilo o neukrepanju in ga/jo obvestiti o njegovi/njeni pravici do pritožbe nadzornemu organu in možnosti uveljavljanja pravnega sredstva.

4.2.10 Osebne podatke je treba hraniti v obliki, ki omogoča identifikacijo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za izvedbo potrebne obdelave, tj. za dosego namena, za katerega so bili osebni podatki zbrani.

1. Kadar se osebni podatki hranijo dlje, kot je potrebno za njihovo obdelavo, tj. po izpolnitvi namena, se taki podatki hranijo v obliki, v kateri jih ni mogoče enostavno povezati z lastnikom podatkov.
2. Osebni podatki so shranjeni na primeren in varen način.
3. Vsako hrambo osebnih podatkov dlje, kot je dovoljeno, je treba utemeljiti in temeljiti na pozitivnih predpisih ter internih pravilih družbe.
4. Osebne podatke je treba obdelovati varno.

4.2.11. Če bo imenovan, bo pooblaščena oseba izvedla postopek ocene tveganja, pri čemer bo upoštevala vse okoliščine, ki vplivajo na obdelavo podatkov in varnost obdelave podatkov v družbi.

4.2.12. Pri ugotavljanju ustreznosti obdelave osebnih podatkov bi moral pooblaščenec, če je imenovan, upoštevati obseg morebitne škode, ki bi lahko prizadela posameznike v primeru kršitve varnosti, kot posledica kakršne koli kršitve varnosti, z neposrednim ali posrednim vplivom na ugled organizacije in zaupanje uporabnikov, dobaviteljev in drugih zainteresiranih skupin.

4.2.13. Pri ocenjevanju ustreznih tehničnih ukrepov mora uradnik, če je imenovan, upoštevati naslednje:

1. Pravilnik o zaščiti z geslom
2. Samodejno zaklepanje opreme v stanju mirovanja
3. Omejitev uporabe USB-ja in drugih medijev
4. Nameščena protivirusna zaščita in požarni zid
5. Pravice dostopa na podlagi vlog, vključno s tistimi, ki so dodeljene začasnemu osebju in obiskovalcem
6. Šifrirne naprave, ki zapuščajo prostore organizacije (prenosniki)
7. Varnost omrežnega sistema
8. Dodatne možnosti varstva podatkov, kot sta psevdonimizacija in anonimizacija, če je primerno
9. Izboljšanje varnostnih standardov v skladu z razvojem tehnologije.

5. PRAVICE POSAMEZNIKA, NA KATEREGA SE NANAŠAJO OSEBNI PODATKI

5.1. Razpoložljivost informacij

Razpoložljivost informacij zagotavlja, da se posamezniki zavedajo, da se njihovi podatki obdelujejo, in da razumejo:

1. Kako se podatki uporabljajo
2. Kako lahko uveljavljam svoje pravice?

5.2. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima v zvezi z obdelavo podatkov, ki se nanj nanašajo, naslednje pravice:

1. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od upravljavca podatkov zahtevati dostop do podatkov, ki se o njem obdelujejo.
2. Ugovarjati obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim ali njo in obdelavi, ki bi lahko povzročila škodo posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki
3. Da prepreči obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj/njo, za namene trženja
4. Bodite seznanjeni z metodami in algoritmi, ko gre za avtomatsko obdelavo podatkov
5. Zahtevajte odškodnino za škodo prek sodišča, če je bila povzročena zaradi
6. Sprejeti ukrepe, ki povzročijo popravek, izbris ali uničenje netočnih osebnih podatkov ali podatkov, za katere je bilo zavrnjeno soglasje za obdelavo, kadar za obdelavo ni druge pravne podlage
7. Zahtevajte oceno nadzornega organa o kršitvi katere koli določbe Uredbe
8. Zahteva za prenos podatkov drugim upravljavcem podatkov
9. Ustavitev kakršnega koli avtomatiziranega profiliranja, razen če je bilo dano soglasje

5.3. Za namen uveljavljanja pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki

1. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko zahteva dostop do osebnih podatkov.
2. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico do pritožbe pri Družbi glede obdelave njegovih osebnih podatkov in upravljanja zahteve za uveljavljanje njegovih pravic.

6. SOGLASJE

Družba meni, da privolitev predstavlja vsako prostovoljno dano, specifično, informativno in nedvoumno izjavo, s katero posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lastnik osebnih podatkov, daje svojo privolitev za obdelavo svojih osebnih podatkov ali osebnih podatkov oseb, ki jih zastopa. Privolitev je mogoče kadar koli preklicati na približno enak preprost način, kot je bila dana.

Za podjetje podajanje soglasja pomeni, da je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, v celoti seznanjen z nameravano obdelavo osebnih podatkov. Vsako soglasje, pridobljeno pod prisilo ali na podlagi prevare, je neveljavno in ne more biti podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Pridobitev soglasja posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahteva aktivno komunikacijo med obema stranema (upravljavcem in posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki). Če se posameznik na zahtevo ne odzove, je soglasje neveljavno, tj. soglasja ni mogoče domnevati. Upravljavec mora biti sposoben dokazati, da je bilo soglasje za obdelavo osebnih podatkov pridobljeno.

V večini primerov je soglasje za obdelavo osebnih in občutljivih podatkov del standardnih obrazcev, tj. pisnih dokumentov, ki so sestavni del dokumentacije in jih posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki (uporabnik, poslovni partner), podpiše v skladu z določenimi internimi postopki. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico kadar koli preklicati soglasje za obdelavo svojih osebnih podatkov.

7. VARNOST PODATKOV

Vsi zaposleni v podjetju in druge osebe, ki delajo za in v imenu podjetja, so odgovorne za varnost vseh osebnih podatkov, ki jih podjetje poseduje in obdeluje. Podatki se morajo hraniti na varnem mestu, ki ne dovoljuje razkritja osebnih podatkov tretji osebi, razen če je tretji osebi izrecno dovoljeno prejemanje podatkov na podlagi predhodno sklenjene pogodbe o zaupnosti. V takem primeru tretja oseba sprejema določila te politike in potrjuje, da izpolnjuje varnostne zahteve, opisane v Splošni uredbi.

Vsi osebni podatki so dostopni le tistim osebam, ki jih potrebujejo za izpolnjevanje svojih poslovnih nalog. Na področju varnosti družba z osebnimi podatki ravna z največjo skrbnostjo. Zaradi tega morajo biti vsi osebni podatki shranjeni na ustrezen način.

Obdelava osebnih podatkov zunaj podjetja predstavlja potencialno večje tveganje za izgubo, krajo ali uničenje osebnih podatkov. Zaposleni v podjetju in druge osebe, ki delajo za in v imenu podjetja, morajo za takšno obdelavo osebnih podatkov pridobiti posebno dovoljenje. Vse dejavnosti obdelave podatkov se izvajajo v EU. Vaših podatkov ne prenašamo v nobeno tretjo državo.

8. RAZKRITJE PODATKOV

V določenih okoliščinah Uredba dovoljuje razkritje osebnih podatkov organom pregona in vladnim organom brez soglasja posameznika/posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. V takih okoliščinah bo družba razkrila zahtevane podatke. Vendar pa bo odgovorna oseba družbe pred razkritjem podatkov zagotovila, da je zahteva legitimna, tako da bo poiskala pomoč pravnih svetovalcev ali nadzornih organov na področju varstva osebnih podatkov.

Podjetje mora zagotoviti, da osebni podatki niso razkriti nepooblaščenim tretjim osebam, vključno z družinskimi člani, prijatelji, vladnimi agencijami in v določenih okoliščinah policijo. Vsi zaposleni morajo biti seznanjeni s postopkom, ki ga je treba upoštevati, če se od njih zahteva razkritje osebnih podatkov tretji osebi.

9. SHRANJEVANJE IN ODSTRANJEVANJE PODATKOV

Družba ne sme hraniti osebnih podatkov, s katerimi je mogoče identificirati posameznika, dlje, kot je potrebno za izpolnitev namena, za katerega so bili podatki zbrani.

Družba lahko podatke hrani dlje, kot to zahteva zakonodaja ali sprejeta politika, če se podatki obdelujejo za namene javnega interesa, znanstvene in zgodovinske raziskave ali statistične namene. V takih primerih je treba izvesti ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito pravic in svoboščin posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

Osebni podatki, zaupani podjetju v obdelavo, se obdelujejo ustrezno, da ostanejo varni, s čimer se zaščitijo pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

10. PRENOS PODATKOV V TRETJE DRŽAVE

Vsak prenos podatkov iz Evropskega gospodarskega prostora v tretje države je nezakonit, če ni zagotovljena ustrezna raven varstva temeljnih pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

1. Evropska komisija ocenjuje tretje države, ozemlja in/ali posebne sektorje v tretjih državah, da bi ocenila, ali obstaja ustrezna raven varstva pravic in svoboščin posameznikov. V primeru prenosov osebnih podatkov v države, ki izpolnjujejo varnostna merila, za prenos osebnih podatkov v te države/ozemlja ni potrebno dovoljenje nadzornega organa.
   Država, ki je članica Evropskega gospodarskega prostora, čeprav ni država Evropske unije, izpolnjuje zahtevane pogoje.
2. Družba lahko sprejme lastna pravila o prenosu osebnih podatkov v tretje države. V takem primeru je treba pravila sporočiti pristojnemu nadzornemu organu, ki bo izdal mnenje o odobritvi ali zavrnitvi pravil.
3. Če ni izpolnjen noben od zgornjih pogojev, se prenos podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije lahko izvede le pod enim od naslednjih pogojev:
   • Toženec je izrecno soglašal s predlaganim prenosom, potem ko je bil seznanjen z možnimi tveganji takega prenosa.
   • Prenos je potreben za izpolnjevanje pogodbenih obveznosti med posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, in upravljavcem/obdelovalcem ali za izvedbo vnaprej dogovorjenih ukrepov, sprejetih na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
   • Prenos je potreben za sklenitev ali izpolnitev pogodbe, sklenjene v interesu posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, med upravljavcem/obdelovalcem in drugo fizično ali pravno osebo.
   • Prenos je potreben v javnem interesu.
   • Prenos je potreben za izpolnitev zakonitega namena
   • Prenos je potreben za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali drugih oseb, kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne more dati soglasja.

To politiko zasebnosti bomo občasno pregledali in morda posodobili. Vse spremembe te politike zasebnosti bodo začele veljati, ko bomo objavili revidirano različico. Prosimo, preverite našo spletno stran za morebitne posodobitve ali spremembe naše politike zasebnosti, ki jo bomo povzeli spodaj.

Priloga 1. Politike varstva podatkov

1. Identiteta in kontaktni podatki upravljavca osebnih podatkov
   • Arhigon technology doo, s sedežem na Hrvaškem, Sveti Ivan Zelina, Ulica Mate Žigrovića 2, OIB: 67326599617, e-pošta: privacy@arhigon.com
2. Kontaktni podatki uradnika ( če je imenovan )
   • Na dan sprejetja te politike varstva podatkov pooblaščena oseba za varstvo podatkov še ni bila imenovana.
3. Nameni obdelave, za katere se uporabljajo osebni podatki, in pravna podlaga za obdelavo
   • Registracija v naši aplikaciji : Obdelujemo vaše osebne podatke, ki so potrebni za ustvarjanje in preverjanje vašega uporabniškega profila. V tem primeru se kot pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov zanašamo na našo pogodbo (Splošni pogoji uporabe). Če ste dodali svojo profilno sliko, se za obdelavo vaše profilne slike zanašamo na vaše ločeno soglasje. Če vas je uporabnik povabil v aplikacijo, obdelujemo vaš e-poštni naslov, da vam lahko pošljemo to povabilo.
   • Dostop do naše aplikacije : Vaše osebne podatke lahko obdelujemo, da vam omogočimo dostop do aplikacije, njene vsebine in da delimo vsebino, ki jo ustvarite v aplikaciji, ter da nam omogočimo nadaljnji razvoj aplikacije in vam zagotovimo še boljšo izkušnjo. V tem primeru se kot pravna podlaga za obdelavo podatkov vašega profila zanašamo na naš sporazum (Splošni pogoji uporabe).
   • Razumevanje vaše uporabe aplikacije : Vaše osebne podatke lahko obdelujemo, da bi lahko aplikacijo še naprej razvijali in vam zagotovili še boljšo izkušnjo.
   • Stik z vami : Vaše osebne podatke lahko obdelujemo, da vas obveščamo o novicah v zvezi z aplikacijo ali da bi slišali vaše mnenje o aplikaciji.
   • Oddaja zahteve ali drugačna oblika stika z nami : Vaše osebne podatke lahko obdelujemo, da bi odgovorili na vašo zahtevo ali kako drugače odgovorili na vaša vprašanja. V tem primeru se zanašamo bodisi na naš legitimni interes za odgovor na vaše sporočilo bodisi na našo zakonsko obveznost, da odgovorimo na vašo zahtevo.
   • Varnostni incident ali nepooblaščena uporaba aplikacije : Vaše osebne podatke lahko obdelujemo z namenom odkrivanja, preprečevanja ali drugačnega reševanja varnostnega incidenta ali nepooblaščene uporabe aplikacije. V tem primeru se zanašamo na naš legitimni interes kot ustvarjalec aplikacije.
4. Obdobje, v katerem bodo osebni podatki shranjeni, ali če to ni mogoče, merila za določitev tega obdobja
   • Arhigon vaših osebnih podatkov ne bo hranil dlje, kot je potrebno za izpolnitev namena njihove uporabe, razen v izjemnih primerih, ko je zakonsko predpisano posebno obdobje hrambe podatkov.
5. Obstoj pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, da od upravljavca zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim, ali pravice do ugovora obdelavi takih podatkov in pravice do prenosljivosti podatkov
   • Arhigon lahko vprašate, katere osebne podatke o vas uporablja, in zahtevate dostop do teh osebnih podatkov. Imate pravico vedeti namen obdelave, katere kategorije vaših osebnih podatkov hranimo, organe ali kategorije organov, s katerimi delimo vaše osebne podatke, obdobje hrambe podatkov ter vir podatkov v primerih, ko se podatki zbirajo posredno.
6. Obstoj pravice do preklica privolitve kadar koli, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave na podlagi privolitve, preden je bila ta preklicana
   • Če obdelava temelji na vaši privolitvi, imate pravico, da jo kadar koli prekličete. O preklicu privolitve morate upravljavca podatkov obvestiti po elektronski pošti na naslov: privacy@arhigon.com  ali po elektronski pošti na naslov Arhigon technologies d.o.o., Ulica Mate Žigrovića 2, 10380 Sveti Ivan Zelina. Takšen preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave na podlagi vaše privolitve pred njenim preklicem.
7. Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu
   • Če menite, da vaše pravice niso spoštovane, imate pravico vložiti pritožbo pri Agenciji za varstvo osebnih podatkov, Selska cesta 136, HR – 10 000 Zagreb, e-pošta: azop@azop.hr
8. Informacije o tem, ali je posredovanje osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost oziroma nujni pogoj za sklenitev pogodbe, ter ali je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, dolžan posredovati osebne podatke in kakšne so možne posledice, če teh podatkov ne posreduje.
   • To je nujen pogoj za sklenitev pogodbe in zavezanec je dolžan posredovati osebne podatke. Če teh podatkov ne posreduje, uporabnik ne more uporabljati storitev družbe.
9. Informacije o obstoju avtomatizirane obdelave podatkov, ki vključuje profiliranje, in vsaj v teh primerih smiselne informacije o vključeni logiki, pa tudi o pomenu in predvidenih posledicah takšne obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
   • Od vas zahtevamo le minimalen nabor osebnih podatkov – ne potrebujemo več o vas, kot je potrebno za delovanje naše aplikacije. Na podlagi vaših osebnih podatkov ne izvajamo profiliranja ali sprejemamo avtomatiziranih odločitev, ki vplivajo na vaše pravice ali imajo podoben vpliv na vas.